Možno ste počuli o zamestnancoch, ktorí svojim spoločnostiam účtujú nejaké podivné alebo dosť sporné výdavky. Ale ako často sa to deje, a ako bláznivé alebo mimoriadne náklady? Ak ste zamestnanec, aké výdavky budú rutinne schválené a ktoré môžu zvýšiť obočie? Ak máte na starosti schvaľovanie výdavkov na zamestnancov, ako sa majú položky, ktoré chcú vaši zamestnanci účtovať, a čo schvaľujete v porovnaní s politikami iných spoločností? A ako môžete urobiť lepšie a rýchlejšie rozhodnutia o úhrade?
Produkt AppZen , ktorý využíva umelú inteligenciu na automatizáciu auditov výdavkov a faktúr, práve vydal správu, ktorá môže zodpovedať vaše otázky. Správa odhaľuje trendy a pohľady na podnikové podnikové výdavky s podrobnosťami založenými na výkazoch výdavkov takmer tisíc podnikov v rôznych priemyselných odvetviach. Tu sú niektoré zistenia.

Ktoré výdavky budú schválené – Ktorý má nie

Správa AppZenn ukazuje, že väčšina spoločností má dosť jednoduché politiky, pokiaľ ide o platenie za pobyt v hoteli a letenky. Iné druhy výdavkov však nie sú v mnohých spoločnostiach bežne schválené. Napríklad 46 percent spoločností uhrádza dary a 39 percent to robí na golf. Len 16% podnikov však preplatí zamestnancom za izbovú službu a 15% za mini bar. Štyridsaťjeden percent spoločností poskytuje úhradu nákladov na mobilný telefón, 24% na umývanie áut a 19% na oblečenie.
Výhľad Viditeľnosť: Priemerný podnik v poslednom štvrťroku spracoval 4 374 výkazov výdavkov. Každá správa obsahovala v priemere 11 výdavkov. Spoločnosti, ktoré používajú AI, aby vydali rozhodnutia o schválení auditu a automatizovali spracovanie, dosahujú 100% viditeľnosť oproti 2 až 10% pre spoločnosti, ktoré nemajú.
Štatistika nevyhovujúcich alebo nehospodárnych výdavkov: Najviac „kreatívnych“ výdavkov, ktoré zamestnanci predložili na úhradu v minulom štvrťroku, zahŕňajú striptízové ​​kluby, psie búdky, šperky, cigarety a straty z hazardných hier. AI odhaľuje „hárok papiera“ dodávateľa na potvrdeniach na základe informácií získaných z online zdrojov, aby zistila, ktoré názvy organizácií patria do kategórií, ktoré možno považovať za nevhodné alebo mimo politiky. 
Identifikácia nehospodárnych výdavkov je kritická: správa zistila, že zatiaľ čo vo štvrtom štvrťroku 2018 bolo len 10% celkových nákladov podnikov označených ako vysoké riziko, 10% predstavovalo jednu tretinu celkovej dolárovej hodnoty vo všetkých výdavkoch, čo ich robí kritickými nájsť a preskúmať.
Oprava problému
Anant Kale, zakladateľ a generálny riaditeľ spoločnosti AppZen, poznamenáva, že existujú dva dôležité kroky, ktoré spoločnosti môžu podniknúť, aby zabránili nehospodárnym výdavkom: vytvoreniu politík a správ o nákladoch na audit. „Dobre definovaná politika výdavkov jasne vyjadruje očakávania spoločnosti o tom, aké podnikateľské aktivity môžu byť preplatené,“ hovorí. „Auditovanie výdavkov pomocou AI pomáha zabezpečiť dodržiavanie takejto politiky a